Lean medical , methode toyota, six sigma, optimisation des processus 8 Optimisation du DÃ©partement des Archives

Optimisation du Département des Archives

La problématique :

Le département des archives est souvent pointé du doigt pour les dossiers incomplets ou manquants, les retards de production des dossiers, et les erreurs d’identification. À cet effet, la superviseure d’un département des archives avait décidé de prendre les choses en main, considérant que plusieurs facteurs externes et internes avaient un impact sur cette fonction de l’organisation. Ses objectifs : améliorer la qualité des dossiers et la productivité, tout en réduisant le temps de passage des dossiers dans de son département.

Le nouveau mode de fonctionnement a été proposé au personnel afin qu’il soit validé, et un projet pilote a été réalisé afin de tester la nouvelle méthode de travail. Avant de repositionner les postes de travail et d’implanter le nouveau mode de fonctionnement, tout le personnel a été formé aux principes du SSVA (Système de Santé à Valeur Ajoutée) via une simulation. Une fois le personnel formé aux principes, l’implantation a été un jeu d’enfant et les résultats instantanés.

« Sans aucun investissement, ajout de personnel ou d’équipement,
la productivité a augmenté de 20%»

Les solutions LEAN Medical utilisées :

Avec l’aide de l'équipe Lean Medical, une équipe kaizen composée de membres du personnel des archives a été formée aux outils, principes et méthodes Lean Medical. L’analyse du processus actuel a révélé les problèmes suivants:

Grande variation de productivité entre les
employé(e)s ;
Aménagement générant de nombreux MUDAS et une surcharge inutile de travail pour certains utilisateurs de dossiers ;
Délai de livraison des dossiers inapproprié.

Les résultats obtenus :

Sans aucun investissement, ajout de personnel ou d’équipement, la productivité a augmenté de 20 %. Le nombre de dossiers incomplets a diminué de 75 %, ce qui sauve tous les jours plus d’une heure en clinique. Le nombre de dossiers de surveillance préparés inutilement a été réduit de 90 %. Dorénavant, l’ajout de quelques dossiers de dernière minute pour une clinique n’a plus le même impact qu’au paravent. Vu sa grande flexibilité, le nouveau mode de fonctionnement implanté facilite grandement l’intégration de nouveau personnel.

MUDA – Activité qui n’ajoute pas de valeur à un processus, qui en augmente les coûts, et qui doit être réduite ou éliminée.

L’utilisation des concepts Lean Medical a permis à l’équipe de créer un nouveau mode de fonctionnement pour la préparation des dossiers. Une meilleure répartition de la charge de travail a été effectuée en fonction de la capacité de travail demandée. Une révision de l’aménagement a été nécessaire à l’implantation d’un flux tendu supporté par des kanbans entre les différents postes de travail.

Les tâches sont réparties uniformément entre les membres de l’équipe. Le niveau de stress du personnel a considérablement diminué. Aujourd’hui nous conservons entre 2 et 3 jours d’avance sur les cliniques.
– Huguette Cormier directrice des archives d’oncologie.

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