Lean

La pensée « lean » est une philosophie de gestion qui se concentre sur l'amélioration de la performance d'un système, tout en se basant sur ce qui a de la valeur pour un client ou un patient.

Un système « lean » est un système d'entreprise qui permet d'organiser et de gérer le développement de produits ou services, les processus opérationnels, les fournisseurs et le service à la clientèle (patients), de façon à ce qu'il requiert moins d'effort, de main d'oeuvre, d'espace, d'investissement et de temps. Parce qu'il est axé sur le client (patient), le système « lean » permet d'offrir à ce dernier un produit ou service de plus grande qualité, contenant moins de défauts et répondant mieux à ses besoins qu'un système organisationnel traditionnel. Les fondements d'un système de santé à haute valeur ajoutée (SSVA) proviennent des méthodes de réduction des gaspillages développées par Toyota depuis la fin de la deuxième guerre mondiale.

Tout comme dans un système de production traditionnel, entre 30 et 40% de ce que constitue un système de santé représente des gaspillages. Les mêmes sources de gaspillage y sont présentes: les pertes de temps, d'argent, de matériel et de ressources. Le gaspillage est donc non seulement présent au niveau des coûts administratifs d'un système de santé, mais aussi au niveau du service indirectement et directement offert au patient.

La pensée « lean » appliquée à un système de santé comprend un processus en 5 étapes:

1. Préciser ce qui a de la valeur du point de vue du client.
2. Identifier toutes les étapes de la chaîne de valeurs, en éliminant toutes les étapes qui ne créent pas de  valeur en bout de ligne.
3. Amener les étapes qui créent de la valeur à s'enchaîner en flux tendu, jusqu'au client
4. Laisser le client tirer vers lui la valeur provenant de l'activité en amont
5. Rechercher et conserver la perfection par l'amélioration continue

Kaizen

Le projet Kaizen est une stratégie de mise en valeur des connaissances des membres d'un établissement dans le but d'implanter les concepts d'un SSVA (Système de santé à Valeur Ajoutée). Le Kaizen se fait sur une période de 2 à 4 semaines et comporte les trois étapes suivantes:

• Analyse et plan d'action
• Implantation
• Rodage et suivi

Différents projets Kaizen peuvent être réalisés selon les besoins de l'organisation:

Développement d'indicateurs de performance

Un indicateur de performance est un système de mesure du travail accompli par rapport aux objectifs. On ne peut améliorer que ce que l'on peut mesurer. Afin de connaître la performance d'un établissement quelconque, il importe de mesurer constamment son rendement en termes de qualité, de délai et de coûts. Pour ce faire, des indicateurs de performance doivent être implantés à des endroits stratégiques. Ceux-ci sont développés en collaboration avec les utlisateurs des processus visés.

Les indicateurs de performance sont regroupés sous forme d'un tableau de bord de gestion. Le tableau permet une lecture rapide de la performance mesurée par les indicateurs ainsi que le suivi des résultats en temps réel.

L'utilisation des indicateurs de performance sous forme de tableau de bord de gestion permet aux gestionnaires et au personnel de l'établissement de prendre des décisions éclairées, au bon moment, afin de maximiser la performance globale en tout temps.

Optimisation du taux de rendement global des équipements TRG

Le TRG d'un équipement est le produit de sa disponibilité, de son efficacité et de la qualité générée par celui-ci.

Avant de songer à remplacer un équipement ou à en acheter un second, il est préférable de d'abord en mesurer le taux de rendement global (TRG). Plus souvent qu'autrement, cet exercice mène à l'identification de solutions efficaces permettant d'augmenter la productivité et la capacité de l'équipement. Par conséquent, il évite à l'établissement d'investir des sommes astronomiques vers l'acquisition d'un nouvel équipement.

Le TRG d'une entreprise de classe mondiale se situe généralement autour de 85%, ce qui laisse une énorme place à l'amélioration. Devez-vous réellement remplacer votre équipement actuel ?

5S

L'optimisation de la productivité passe nécessairement par un projet 5S. Il s'agit de 5 étapes successives à réaliser afin d'optimiser l'environnement de travail:

Seiri: Sélectionner (se débarrasser de l'inutile)

Seiton: S'ordonner (organiser l'espace de travail de façon efficace)

Seiso: Scintiller (améliorer l'état de propreté des lieux)

Seiketsu: Standardiser (prévenir l'apparition du désordre)

Shitsuke: S'autodiscipliner (afin de ne pas revenir à la situation initiale)

Gestion des stocks

Un projet de gestion des stocks consiste en l'analyse de l'ensemble des produits et des achats d'un département ou de l'ensemble de l'étrablissement. L'analyse du mode actuel de gestion des stocks est faite par une équipe multidisciplinaire d'employés. 3 classes de stock sont ainsi identifiées et ensuite gérées en fonction de leur utilisation.

L'utilisation de modèles mathématiques permet d'optimiser la stratégie d'approvisionnement, tandis que l'implantation d'outils visuels simples permet de minimiser les niveaux de marchandise en inventaire, tout en maximisant la rotation des stocks.

En fonction des besoins réeles en stock, la stratégie d'approvisionnement est revue et remise en question, pour ensuite être grandement simplifiée. L'aménagement et le fonctionnement des aires d'entreposage sont aussi revus afin de maximiser la productivité et d'optimiser le pied carré requis pour les stocks.

L'équipe multidisciplinaire reçoit la formation nécessaire afin d'implanter des outils de gestion des stocks qui limitent les ruptures de stock et qui minimisent l'argent qui y est investi.

6 sigma

Le 6 sigma est, à la base, une méthodologie statistique de gestion de la qualité. Le Sigma, lettre d'origine grecque, est un symbole stratistique utilisé dans la mesure de la déviation d'un processus donné par rapport à son « niveau 6 sigma » (c'est à dire, son stade le plus près possible de la perfection). On parle alors de l'écart type de processus.

Le 6 sigma permet d'analyser les défauts d'un processus et d'en améliorer son contrôle jusqu'à l'atteinte de l'objectif fixé. Le résultat optimal est 3,4 défauts par million d'articles. Il permet donc de cibler et réellement résoudre les problèmes de défauts.

L'application du 6 sigma a pour effet d'augmenter la performance des processus en réduisant la variabilité qu'ils comportent. L'élimination des défauts permet d'améliorer les résultats, la qualité du produit ou du service offert, et par conséquent, le rendement et l'enthousiasme du personnel.

Le 6 sigma propose une démarche d'une grande discipline qui vise au développement et à la prestation d'un produit ou d'un service presque parfait. Elle est aussi basée sur un travail statistique. Les 5 phases de la démarche 6 sigma (communément appelée DMAIC) se décrivent comme suit:

Définition: Définir le problème

Mesure: Mesurer la situation actuelle du processus.

Analyse: Analyser le processus schématisé et documenté, supporté par des données rigides et vérifiées.

Innovation: Mettre en application le plan d'amélioration basé sur les conclusions de la phase d'analyse.

Contrôle: Contrôler le processus afin de maintenir et prolonger les améliorations.